Dentre as obrigações fundamentais da administradora de imóveis, destaca-se a prestação de contas. A obrigação de prestar contas é um dever geral, imposto na lei a todos os que administram bens e negócios alheios.
A forma e tempo da prestação de contas devem constar do contrato de administração. Não é preciso fixar dia certo (por exemplo, todo dia 10 do mês), podendo-se estabelecer condição determinativa do prazo (por exemplo, cinco dias após ter recebido o aluguel do locatário).
Mas, e se não houver estipulação de prazo para a prestação de contas? Quando deverá ser efetuada ou quando poderá o proprietário exigi-la? Sendo o contrato de administração de trato sucessivo, a prestação de contas deverá ser feita contínua e periodicamente. Se a cobrança do aluguel é feita de mês a mês, também a prestação de contas deve ser mensal; se for de dois em dois meses, a prestação poderá ser bimestral.
Caso a administradora deixe de cumprir essa obrigação (o que ainda ocorre com certa freqüência), o proprietário poderá constituí-la em mora, mediante notificação, ou, se preferir, em casos mais extremos, ingressar diretamente com ação de prestação de contas (Cód. Proc. Civil, art. 914 e seguintes).
Verdade dos fatos
As contas devem ser exatas, vale dizer, devem corresponder à verdade dos fatos e vir acompanhadas dos comprovantes das despesas efetuadas e levadas a débito do proprietário. Os comprovantes não precisam necessariamente ser entregues ao administrado, mas devem ficar à sua disposição na empresa.
É de boa política, nas administradoras de melhor organização, anexar à prestação de contas cópia de todas as entradas e saídas em conta corrente, como dos recibos de aluguel, notas fiscais de consertos, condomínio, impostos, seguro, emitindo aviso de débito sempre que o documento deva permanecer na imobiliária ou quando se tratar de despesas de difícil comprovação (táxi, telefone, selos etc.).
Já comentamos que a administradora pode cobrar todas as despesas que tiver feito em proveito do proprietário. Não deve haver receio em cobra-las, desde que estejam corretas, sejam necessárias e, se possível, moderadas. Porque não debitar, por exemplo, despesas com fotocópias e reconhecimentos de firmas de documentos necessários ao ingresso com ação de despejo por falta de pagamento?
A prestação de contas pode ser feita da forma estipulada pelo contrato. Não havendo previsão, o correto é a “forma mercantil”, em que são especificadas as receitas e despesas, bem como o respectivo saldo (Cód. Proc. Civil, art. 917), ou seja, através de conta corrente.
Importante ainda lembrar que o administrador que se apropria de coisa alheia móvel, de que tem a posse ou a detenção, pratica o crime de apropriação indébita (Cód. Penal, art. 168). A retenção do saldo credor do proprietário, conforme as circunstâncias, pode caracterizar a apropriação indébita, além de ser a “melhor propaganda” para levar a empresa a perder seus clientes e à falência.
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Luiz Fernando de Queiroz é autor do TPD-Direito Imobiliário e do Guia do Condomínio IOB, fone (41)224-2709 e fax (41)224-1156.
