Dois temas entrelaçados – exibição de documentos e prestação de contas – desafiam o bom andamento das relações condominiais quando o bom senso perde a primazia e o segredo ou a desonestidade contaminam a administração do prédio.
Onde há transparência e bons propósitos, tudo ocorre com naturalidade. O síndico deixa sempre à disposição dos condôminos a documentação relativa às despesas comuns, elabora balancetes mensais para comunicar o resultado de sua atuação e presta contas anualmente à assembléia geral, relatando as idas e vindas de sua gestão. Por confiarem no síndico, pouquíssimos condôminos solicitam vista da papelada.
O que fazer, porém, quando impera a desconfiança? Quando há suspeitas de superfaturamento, desvio, má administração? Teriam os condôminos o direito de exigir a exibição de documentos em mãos do síndico? Ou de demandar que preste contas a todo o tempo de seus atos?
Examinemos, primeiro, a exibição de documentos. Não há na legislação brasileira, uma norma específica que obrigue o representante legal dos condôminos a mostrar notas, recibos, extratos etc. a seus representados. O Código de Processo Civil regulamenta a ação de exibição de documentos (arts. 355 e seguintes), mas fixa regras gerais, que exigem que a parte requerente justifique o pedido, demonstrando, entre outras coisas, “a finalidade da prova” e “as circunstâncias” indicativas de que se encontram em mãos do requerido. Trata-se de medida judicial que deve ser evitada, em razão dos ônus que acarreta, em termos de custas e honorários.
Melhor caminho a seguir é buscar a intervenção do conselho consultivo do prédio, instando-o a persuadir o síndico a efetivar a demonstração solicitada, podendo-se, para tanto, marcar dia e hora, em sala nas dependências comuns, de preferência, para que o condômino ou alguém em seu nome (contador, por exemplo) examine as contas e os comprovantes de despesas do condomínio. O custo é quase zero e o resultado será o mesmo que o de uma providência judicial.
Lembra o TeleCondo, em parecer sobre o assunto, que “o síndico, enquanto representante do condomínio, detém a posse (e não a propriedade) de documentos comuns que dizem respeito a todos os condôminos, e seria inclusive demonstração de transparência em seu mandato deixar tais documentos disponíveis para consulta dos condôminos”.
Outra é a polêmica da prestação de contas. O dever de prestar contas está previsto no bojo das atribuições do síndico, de forma clara a explícita. Diz o Código Civil em vigor: “Art. 1.348. Compete ao síndico: […] VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;”
O síndico não presta contas a cada um dos moradores ou usuários, individualmente ou em pequenos grupos, mas à assembléia geral dos condôminos, reunida ordinariamente uma vez por ano. Todavia, tem a obrigação de prestar contas fora do tempo previsto sempre que estas lhe forem “exigidas”, o que pode ser todo semestre, quadrimestre ou trimestre, se assim estiver deliberado na convenção, no regimento ou em ata assemblear.
De per si os co-proprietários não podem “exigir” a prestação de contas. Em coletividade, reunidos em assembléia, ou, por analogia (Cód. Civil, art. 1.350, parág. 2º), utilizando-se de convocação democrática através de edital assinado por ¼ dos condôminos, isto será possível, sem margem para impugnação.
