Diz a lei do condomínio que o síndico pode, sob sua responsabilidade, contratar uma administradora para auxiliá-lo nas atividades burocráticas, com a devida aprovação da assembléia dos condôminos. Para que não venha a sofrer prejuízos por má escolha, deve tomar as precauções que a decisão exige, cercando-se de garantias diretas ou indiretas de que, no caso de eventual prejuízo, a empresa não irá fugir de suas responsabilidades.
Para auxiliar os síndicos a buscar uma assessoria confiável, transcrevemos algumas sugestões, coletadas pelo Guia do Condomínio IOB, de fontes diversas.
1.Pesquise pelo menos três empresas, solicitando informações sobre sua sistemática de trabalho.
2.Se possível, visite pessoalmente as empresas. A impressão, boa ou má, que o ambiente de trabalho lhe causar, será importante na escolha.
3.Mas não se deixe só levar pelas aparências. As aparências às vezes enganam.
4.Verifique se a administradora mantém conta bancária exclusiva para cada condomínio ou se usa o dinheiro de um para pagar as contas de outros (sistema de conta única, em pool), o que impede um controle efetivo das aplicações e juros devidos.
5.Verifique se o balancete é feito em bases correntes (de 1.º e 30 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos.
6.Solicite uma lista de condomínios administrados e cheque a qualidade dos serviços prestados, telefonando para alguns síndicos, mas não deixe de ver também outras referências comerciais da administradora.
7.Analise com cuidado os pequenos detalhes do contrato de administração. Exemplo: número de assembléias a que a administradora comparece por ano sem cobrar; sistema de cobrança de condomínios atrasados; se é obrigatório recorrer ao advogado da administradora; sistema para comprar produtos (se permite ou não que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas).
8.Observe se há no contrato cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas e de despesas extras decorrentes de seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer tribuno no prazo, deve arcar com as multas.
9.Cheque se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avalie o que será mais conveniente para o prédio. O fundamental é que não incida sobre receitas ou despesas extraordinárias, tais como pintura e outras.
10.Verifique se a empresa é filiada a algum órgão ou associação de classe.
11.Solicite a inclusão de cláusula que permita a rescisão do contrato mediante simples aviso prévio com antecedência de 30 dias, para ser utilizada caso o trabalho da empresa se mostre insatisfatório. Não aceite cláusulas que amarrem o condomínio por longos períodos.
Se observar todas, ou quase todas as recomendações acima, dificilmente o síndico irá se incomodar ou sofrer ação de indenização sob o argumento de que houve “culpa in eligendo” (má escolha). Ter sempre o cuidado, nem sempre seguido, de submeter a administradora à aprovação dos condôminos.
Lembrar-se, finalmente, como advertem J. Donaldo Felippe e Samuel Andrade Jr., que “a administradora tem que prestar contas ao Síndico e não ao condomínio. Se houver, em juízo, ação de prestação de contas, movida por condômino ou pelo condomínio, o réu será sempre o Síndico, sendo a administradora parte ilegítima, no caso”(Conflitos & Soluções, Julex, 1991, pág. 15).
